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Somos um grupo de estudantes da Universidade Federal de São Paulo organizando um projeto de arrecadação de roupas para um bazar beneficente de idosos.
Aqui você pode acompanhar e saber tudo sobre o nosso projeto.

Acompanhamento das arrecadações

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Disponibilizamos em anexo o acompanhamento utilizado para contagem e separação do material arrecadado. Ao todo, conseguimos angariar 261 peças de roupa, representando uma superação em 74% da nossa primeira meta estabelecida, que era de 150 peças masculinas e femininas. Além disso, conseguimos também focar a arrecadação em roupas femininas, que são vendidas no bazar com maior facilidade. Ao todo, recolhemos 190 dessas peças.

Os cabides e fronhas serão doados para uso interno da instituição. Os livros serão vendidos aos sebos de Osasco e região, e terão seus recursos revertidos para o financiamento do transporte para a entrega do projeto.

Semana a Semana

Semanas 1, 2 e 3 (18/08 - 05/09)

Nas primeiras semanas nos preocupamos principalmente com a definição do escopo do projeto. Nos comunicamos com o cliente e definimos a segmentação de roupas desejadas como material arrecadado: roupas femininas (que vendem mais no bazar) e roupas casuais em bom estado para uso interno dos idosos.
Além disso, estruturamos os primeiros documentos do projeto, sendo eles:
Termo de Abertura
Divisão de tarefas
Estratégia de Captação

Semana 4 (06/09 - 12/09)

Formalizamos as ideias de divulgação do projeto de arrecadação e estabelecemos contato com um designer para a elaboração de um folder, que divulgaríamos através das redes sociais na internet. Desta forma, reduzimos o impacto que a divulgação teria sobre o meio ambiente ao não imprimir nenhum tipo de material mas não abrimos mão do alcance da divulgação entre a sociedade, fato crucial para a entrega do projeto. A divulgação iniciou-se no fim desta mesma semana.

Semana 5 (13/09 - 19/09)

Nesta semana nos dedicamos a estruturar todos os processos envolvidos na entrega do projeto, desde sua concepção até sua conclusão. Criamos assim, o Work Breakdown Structure do nosso projeto. Começamos a receber as primeiras doações de material.

Semana 6 (20/09 - 26/09)

Estruturamos a Rede de Atividades do projeto para que pudéssemos alinhar os processos necessários para a conclusão do projeto com as semanas que tínhamos a nossa disposição, estabelecendo assim um cronograma. Além disso, definimos nossa matriz de responsabilidades entre os membros, um plano de comunicação em torno de nosso membro da controladoria, e um plano de riscos, para minimizar a incidência destes sobre o projeto em andamento.

Semana 7 (27/09 - 03/10)

Elaboramos a primeira apresentação de follow-up do projeto. Segmentamos o primeiro material que havíamos arrecadado até então.

Semana 8 (04/10 - 10/10)

Nova divulgação de post em redes sociais, desta vez no grupo da universidade, divulgando que iniciariamos a arrecadação no meio acadêmico.

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Colocamos uma caixa para recolher o material doado pelos membros da faculdade. Elaboramos também nossa matriz de riscos do projeto.

Semana 9 (11/10 - 17/10)

Segmentamos novamente o material arrecadado e o armazenamos em local adequado na casa de um dos membros. Novo contato com o cliente para report de status do projeto.

Semana 10, 11 e 12 (18/10 - 07/11)

Nas semanas finais do projeto, classificamos as roupas para a finalização do nosso processo de acompanhamento das arrecadações. Após segmentá-las e contabilizá-las, concluímos que conseguimos superar nossa meta inicial de 150 peças em 74%, arrecadando 261 peças de roupa em bom estado para venda. Deste total, 189 peças foram femininas, ou seja, conseguimos alcançar o principal compromisso que tínhamos feito com nosso cliente, que era a de arrecadar essas peças em maior quantidade, pois elas são vendidas com maior facilidade no bazar.

Lições aprendidas

As principais lições aprendidas no projeto foram:

- Gestão do tempo: a elaboração de cronogramas e sua revisão constante mediante a mudanças na agenda dos membros fez com que a gestão do tempo fosse constante durante o nosso desenvolvimento do projeto.

- Lidar com adversidades: houve certo descompasso na programação de atividades inicialmente prevista, fazendo com que algumas de nossas entregas fossem prejudicadas ao longo do curso. Tivemos que nos reorganizar e fazer uma nova divisão de atividades, remodelando o nosso cronograma e revisando documentos que foram confeccionados de forma errada.

- Comprometimento: durante o desenvolvimento do trabalho tivemos que nos comprometer mais do que havíamos planejado inicialmente, principalmente por que houveram diversas atividades que necessitaram de alguma espécie de retrabalho.

- Importância de boa comunicação e hábitos de report: A boa comunicação entre os membros foi o principal pilar durante a elaboração do projeto. Dado que os membros do grupo já possuíam determinado grau de afinidade, foi através de reports e conversas regulares que encontramos meios possíveis de contornar adversidades que surgiram ao longo do processo.

Definindo os riscos

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Definimos os riscos envolvidos no projeto para que pudéssemos classificá-los de forma a aceitá-los e evitá-los. Além disso, elaboramos uma matriz de severidade para auxiliar na tomada de decisão e na probabilidade de ocorrência.

Divisão de tarefas

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Esta é a nossa divisão de tarefas. Ela delimita os afazeres e os divide entre os indivíduos do grupo para que o projeto possa ser levado a frente sem grandes conflitos ou atrasos.

Rede de Atividades do Projeto

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Esta é a nossa rede de atividades ou diagrama de rede do cronograma do projeto. Ela estabelece as dependências ou relações entre as atividades que voce precisa organizar para realizar um determinado projeto.Você pode criar manualmente seu diagrama ou através de softwares de gerenciamento de projetos.