Semana a Semana

Semanas 1, 2 e 3 (18/08 - 05/09)

Nas primeiras semanas nos preocupamos principalmente com a definição do escopo do projeto. Nos comunicamos com o cliente e definimos a segmentação de roupas desejadas como material arrecadado: roupas femininas (que vendem mais no bazar) e roupas casuais em bom estado para uso interno dos idosos.
Além disso, estruturamos os primeiros documentos do projeto, sendo eles:
Termo de Abertura
Divisão de tarefas
Estratégia de Captação

Semana 4 (06/09 - 12/09)

Formalizamos as ideias de divulgação do projeto de arrecadação e estabelecemos contato com um designer para a elaboração de um folder, que divulgaríamos através das redes sociais na internet. Desta forma, reduzimos o impacto que a divulgação teria sobre o meio ambiente ao não imprimir nenhum tipo de material mas não abrimos mão do alcance da divulgação entre a sociedade, fato crucial para a entrega do projeto. A divulgação iniciou-se no fim desta mesma semana.

Semana 5 (13/09 - 19/09)

Nesta semana nos dedicamos a estruturar todos os processos envolvidos na entrega do projeto, desde sua concepção até sua conclusão. Criamos assim, o Work Breakdown Structure do nosso projeto. Começamos a receber as primeiras doações de material.

Semana 6 (20/09 - 26/09)

Estruturamos a Rede de Atividades do projeto para que pudéssemos alinhar os processos necessários para a conclusão do projeto com as semanas que tínhamos a nossa disposição, estabelecendo assim um cronograma. Além disso, definimos nossa matriz de responsabilidades entre os membros, um plano de comunicação em torno de nosso membro da controladoria, e um plano de riscos, para minimizar a incidência destes sobre o projeto em andamento.

Semana 7 (27/09 - 03/10)

Elaboramos a primeira apresentação de follow-up do projeto. Segmentamos o primeiro material que havíamos arrecadado até então.

Semana 8 (04/10 - 10/10)

Nova divulgação de post em redes sociais, desta vez no grupo da universidade, divulgando que iniciariamos a arrecadação no meio acadêmico.

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Colocamos uma caixa para recolher o material doado pelos membros da faculdade. Elaboramos também nossa matriz de riscos do projeto.

Semana 9 (11/10 - 17/10)

Segmentamos novamente o material arrecadado e o armazenamos em local adequado na casa de um dos membros. Novo contato com o cliente para report de status do projeto.

Semana 10, 11 e 12 (18/10 - 07/11)

Nas semanas finais do projeto, classificamos as roupas para a finalização do nosso processo de acompanhamento das arrecadações. Após segmentá-las e contabilizá-las, concluímos que conseguimos superar nossa meta inicial de 150 peças em 74%, arrecadando 261 peças de roupa em bom estado para venda. Deste total, 189 peças foram femininas, ou seja, conseguimos alcançar o principal compromisso que tínhamos feito com nosso cliente, que era a de arrecadar essas peças em maior quantidade, pois elas são vendidas com maior facilidade no bazar.

Lições aprendidas

As principais lições aprendidas no projeto foram:

- Gestão do tempo: a elaboração de cronogramas e sua revisão constante mediante a mudanças na agenda dos membros fez com que a gestão do tempo fosse constante durante o nosso desenvolvimento do projeto.

- Lidar com adversidades: houve certo descompasso na programação de atividades inicialmente prevista, fazendo com que algumas de nossas entregas fossem prejudicadas ao longo do curso. Tivemos que nos reorganizar e fazer uma nova divisão de atividades, remodelando o nosso cronograma e revisando documentos que foram confeccionados de forma errada.

- Comprometimento: durante o desenvolvimento do trabalho tivemos que nos comprometer mais do que havíamos planejado inicialmente, principalmente por que houveram diversas atividades que necessitaram de alguma espécie de retrabalho.

- Importância de boa comunicação e hábitos de report: A boa comunicação entre os membros foi o principal pilar durante a elaboração do projeto. Dado que os membros do grupo já possuíam determinado grau de afinidade, foi através de reports e conversas regulares que encontramos meios possíveis de contornar adversidades que surgiram ao longo do processo.

Definindo os riscos

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Definimos os riscos envolvidos no projeto para que pudéssemos classificá-los de forma a aceitá-los e evitá-los. Além disso, elaboramos uma matriz de severidade para auxiliar na tomada de decisão e na probabilidade de ocorrência.

Divisão de tarefas

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Esta é a nossa divisão de tarefas. Ela delimita os afazeres e os divide entre os indivíduos do grupo para que o projeto possa ser levado a frente sem grandes conflitos ou atrasos.